Come previene lo screening delle parti negate il rischio di sanzioni?

Un'azienda può rispettare perfettamente tutte le norme tariffarie e violare comunque la legge, semplicemente vendendo all'acquirente sbagliato. Le violazioni delle sanzioni e dei controlli sulle esportazioni non tengono conto del fatto che tutta la documentazione fosse altrimenti corretta. Il controllo delle parti soggette a restrizioni serve a individuare questo rischio specifico prima della conclusione di un accordo, verificando chi si trova effettivamente dall'altra parte della transazione rispetto agli elenchi governativi delle parti soggette a restrizioni, e non soltanto che cosa viene spedito.

Che cosa verifica effettivamente il controllo delle parti soggette a restrizioni?

Il Screening delle parti negate confronta i nomi, gli indirizzi e altri dati identificativi di tutti i soggetti coinvolti in una transazione, tra cui l'acquirente, il destinatario, la banca, lo spedizioniere e persino una nave o un aeromobile, con gli elenchi governativi delle parti a cui è legalmente vietato svolgere determinate attività. Un esito positivo significa che non è stata trovata alcuna corrispondenza negli elenchi effettivamente verificati. Non significa che la transazione sia automaticamente esente da altre questioni di conformità non correlate.

Il controllo in sé è solitamente rapido e spesso richiede solo pochi secondi grazie a uno strumento automatizzato. L'elenco consolidato per i controlli (Consolidated Screening List) riunisce in un unico strumento consultabile gli elenchi delle parti soggette a restrizioni dei dipartimenti del Commercio, di Stato e del Tesoro. Un'azienda non deve consultare manualmente diversi database governativi separati per ogni singola transazione.

Supponiamo che un acquirente effettui un primo ordine di modesta entità per elementi di fissaggio industriali, un prodotto che, a prima vista, non presenta evidenti rischi di duplice uso. Verificare il nome dell'acquirente con uno strumento di controllo prima di confermare l'ordine richiede pochi secondi e non costa nulla. Scoprire a posteriori che l'acquirente figurava già in un elenco per il suo coinvolgimento nella proliferazione di armi comporta costi considerevolmente maggiori. La spedizione, il rapporto commerciale e, potenzialmente, un'azione esecutiva da parte delle autorità governative sono tutti a rischio a causa di un prodotto che sembrava del tutto ordinario.

Quali elenchi compongono effettivamente un controllo delle parti soggette a restrizioni?

«Controllo delle parti soggette a restrizioni» è un'espressione generica che indica la verifica simultanea di diversi elenchi realmente distinti, e considerarli intercambiabili è una delle principali cause di confusione. Per la maggior parte degli esportatori, i due elenchi più importanti provengono da dipartimenti completamente diversi e hanno finalità differenti. Il Bureau of Industry and Security gestisce un proprio elenco nell'ambito dei controlli sulle esportazioni, fondato su una base giuridica completamente diversa da quella dell'elenco delle sanzioni del Dipartimento del Tesoro.

Il Screening delle sanzioni rispetto all'elenco OFAC e il controllo delle esportazioni rispetto agli elenchi BIS si sovrappongono nella pratica, poiché la maggior parte degli strumenti di controllo verifica entrambi contemporaneamente. Tuttavia, si tratta di questioni giuridicamente distinte, con conseguenze separate. Una corrispondenza in uno degli elenchi non fornisce all'azienda alcuna indicazione sul suo status nell'altro.

Un terzo elenco che spesso viene trascurato nelle discussioni sui controlli

Il Dipartimento di Stato gestisce propri elenchi di parti soggette a restrizioni ai sensi degli International Traffic in Arms Regulations, che riguardano articoli e servizi per la difesa, anziché i più ampi beni commerciali contemplati dagli elenchi BIS. Un'azienda che tratta prodotti con una plausibile applicazione nel settore della difesa, persino un componente apparentemente molto distante da un sistema d'arma, dovrebbe verificare se si applica anche questo terzo elenco prima di presumere che i soli controlli BIS e OFAC siano sufficienti a coprire l'intero quadro.

La maggior parte degli esportatori commerciali non tratta mai articoli soggetti agli ITAR e può ragionevolmente considerare gli elenchi OFAC e BIS come il nucleo centrale di un programma di controllo. È la categoria del prodotto, non soltanto il paese di destinazione, a determinare se sia necessario prendere in considerazione anche il terzo elenco.

Anche un prodotto apparentemente del tutto civile può avere una classificazione di duplice uso che lo assoggetta ai controlli sulle esportazioni, indipendentemente da chi risulti essere l'acquirente. Verificare la classificazione del prodotto separatamente dal controllo dell'acquirente è una questione di conformità distinta, che questo articolo non approfondisce, ma vale la pena segnalarla perché la confusione tra le due questioni è abbastanza frequente da causare problemi concreti.

Quali sono i rischi concreti quando si omette il controllo?

I dati relativi alle misure esecutive sono pubblici e le variazioni da un anno all'altro mostrano quanto possa essere imprevedibile l'esposizione al rischio. I registri ufficiali delle misure esecutive dell'OFAC mostrano che il totale delle sanzioni pecuniarie civili riscosse è passato da circa 20,9 milioni di dollari nel 2021 a 42,7 milioni nel 2022, per poi raggiungere lo straordinario importo di 1,54 miliardi di dollari nel 2023, prima di tornare a circa 48,8 milioni nel 2024.

Il picco del 2023 non rappresentava un'attività esecutiva tipica. Il totale, molto superiore a quello di tutti gli altri anni mostrati, è stato determinato da un numero limitato di accordi transattivi di importo molto elevato, anziché da un'ondata generalizzata di nuove violazioni. Questo andamento evidenzia comunque il punto fondamentale: l'esposizione alle sanzioni non cresce in modo uniforme o prevedibile e un'azienda non può presumere che il proprio rischio sia contenuto solo perché quello di un anno medio sembra modesto.

Nessuno di questi totali comprende gli altri costi associati a un'azione esecutiva: le spese legali, il tempo interno dedicato a un'indagine e il danno reputazionale derivante dal diventare oggetto di un procedimento esecutivo pubblico anziché di un errore privato e non segnalato. Una singola corrispondenza non rilevata raramente è l'unica causa di un'azione esecutiva. Di solito è uno degli elementi di un insieme di comportamenti che un'indagine ricostruisce successivamente nel suo complesso.

Anche il calcolo delle sanzioni tende a dipendere dalla durata della violazione prima che venga individuata, non soltanto dal valore di una singola spedizione. Un'azienda che individua un errore e lo segnala spontaneamente dopo una sola transazione si trova in una posizione sostanzialmente diversa rispetto a un'azienda che prosegue con uno schema non rilevato per decine di ordini nell'arco di diversi anni. La lacuna nei controlli è importante, ma conta anche la rapidità con cui viene individuata e colmata una volta emersa.

Quando dovrebbe essere effettuato il controllo nel processo di ordinazione?

Effettuare il controllo al primo contatto, prima ancora di inviare un preventivo, consente di individuare i casi più evidenti a costi contenuti. Se un acquirente risulta presente in un elenco di soggetti soggetti a restrizioni già nella fase di richiesta, rifiutare di procedere non costa nulla. Scoprire lo stesso problema dopo che la merce è stata spedita è una situazione completamente diversa e molto più costosa.

Un secondo controllo immediatamente prima della spedizione è importante quanto il primo ed è il passaggio che le aziende omettono più spesso una volta consolidato il rapporto commerciale. Gli elenchi cambiano continuamente. Un acquirente risultato senza corrispondenze sei mesi prima, all'inizio del rapporto, non ha la garanzia di risultare ancora privo di corrispondenze oggi. Considerare il primo controllo come un'autorizzazione permanente è una delle lacune più comuni che emergono durante le successive verifiche delle autorità. La familiarità non equivale all'autorizzazione, indipendentemente da quanto a lungo il rapporto commerciale sia proceduto senza problemi.

Controllare tutte le parti della catena, e non soltanto l'acquirente indicato, colma una lacuna che una verifica limitata all'acquirente lascia completamente aperta. Un destinatario, una banca intermediaria, uno spedizioniere o persino la nave che trasporta la merce possono determinare autonomamente l'applicazione di una restrizione, indipendentemente dal fatto che l'acquirente stesso sia del tutto privo di problemi.

Supponiamo che un acquirente superi il controllo senza problemi, ma che lo spedizioniere incaricato della spedizione sia stato aggiunto a un elenco di soggetti soggetti a restrizioni nei mesi trascorsi dall'inizio del rapporto con tale spedizioniere. Un processo di controllo che verifichi soltanto l'acquirente al momento dell'ordine non rileverebbe affatto questa circostanza, anche se la spedizione ora coinvolge una parte con cui l'esportatore ha legalmente il divieto di collaborare. Includere lo spedizioniere, la banca e il destinatario nello stesso passaggio di controllo previsto per l'acquirente permette di colmare questa specifica lacuna prima che si trasformi in un problema concreto.

Che cosa succede quando viene effettivamente rilevata una corrispondenza?

Una corrispondenza non costituisce automaticamente la prova di un problema e considerare ogni corrispondenza come una violazione confermata crea a sua volta costosi ostacoli operativi. I nomi comuni generano continuamente falsi positivi, soprattutto quando si tratta di persone fisiche anziché di aziende, e una conclusione affrettata in una delle due direzioni, ignorare una corrispondenza reale o allarmarsi per una falsa corrispondenza, provoca danni di natura diversa.

Per confermare una corrispondenza è necessario verificare più del solo nome: data di nascita, indirizzo, nazionalità e qualsiasi altro dato identificativo fornito dall'elenco stesso. Se la corrispondenza viene confermata dopo questa verifica più approfondita, la transazione deve essere interrotta immediatamente e, a seconda dell'elenco che ha generato la corrispondenza, potrebbe essere necessario segnalarla all'agenzia competente anziché limitarsi a rifiutare silenziosamente la transazione.

Prevedere un'escalation interna, anziché lasciare che un singolo dipendente decida da solo come gestire una corrispondenza confermata, riduce la probabilità di una risposta incoerente o errata. Un rappresentante commerciale sotto pressione per concludere un accordo raramente è la persona più adatta a prendere la decisione finale su una questione relativa alle sanzioni. Dovrebbe intervenire una persona con responsabilità specifiche in materia di conformità, anche in un'azienda troppo piccola per disporre di un reparto dedicato.

Documentare il processo di controllo stesso, indipendentemente dal fatto che venga rilevata o meno una corrispondenza, è quasi altrettanto importante del risultato del controllo. Un'azienda in grado di dimostrare di aver verificato ogni transazione rispetto all'elenco aggiornato, in una data specifica e utilizzando uno strumento specifico, si trova in una posizione fondamentalmente diversa durante una verifica successiva rispetto a un'azienda che si limita ad affermare di svolgere generalmente questo tipo di attività.

Una procedura scritta che descriva chi effettua i controlli, quando li effettua e rispetto a quali elenchi trasforma un'abitudine informale in un processo che un investigatore o un revisore può effettivamente verificare. Senza tale documentazione, un'azienda che si affida interamente al ricordo di un dipendente che afferma «controlliamo sempre» non ha modo di dimostrare questa affermazione. La lacuna emerge con maggiore evidenza quando il dipendente lascia l'azienda o semplicemente non riesce a ricordare una transazione specifica avvenuta due anni prima.

Un solo controllo è sufficiente per l'intero rapporto commerciale?

No, e presumere il contrario è la lacuna più comune anche nei programmi di conformità altrimenti ragionevoli. Gli elenchi relativi ai Controlli sulle esportazioni vengono aggiornati continuamente, con inserimenti e rimozioni durante tutto l'anno, senza seguire un calendario annuale fisso su cui un'azienda possa fare affidamento per pianificare le verifiche.

Un rapporto commerciale con un acquirente che due anni fa non presentava problemi deve essere verificato nuovamente a intervalli regolari, non soltanto una volta durante l'onboarding. Molte aziende eseguono automaticamente nuovi controlli su base mensile o trimestrale, oltre a verificare ogni singola transazione nel momento in cui avviene, proprio per individuare gli acquirenti che vengono inseriti in un elenco dopo l'inizio del rapporto commerciale. I controlli periodici in blocco e quelli per ogni singolo ordine hanno finalità diverse ed entrambi sono importanti.

Integrare questo controllo ricorrente in un calendario già esistente, anziché considerarlo un'attività di configurazione da svolgere una sola volta durante l'onboarding, è ciò che mantiene effettivamente efficace un programma di controllo anche dopo anni di rapporto commerciale, e non soltanto all'inizio.

Anche le aziende più piccole, prive di un team dedicato alla conformità, possono gestire questa attività senza un grande carico di lavoro aggiuntivo. Abbinare il controllo periodico a una routine già esistente, come la revisione annuale di un conto cliente o il rinnovo delle condizioni di pagamento, evita che la verifica venga dimenticata senza richiedere un processo separato che si contenda l'attenzione con tutte le altre attività di un piccolo team. L'obiettivo è la costanza, non la complessità.

Il controllo delle parti soggette a restrizioni è una verifica semplice e rapida, concepita specificamente per individuare un rischio che i calcoli tariffari e le ispezioni di qualità non possono rilevare: chi si trova effettivamente dall'altra parte di una transazione. Il costo di eseguirla si misura in secondi. Come dimostrano i dati sulle misure esecutive riportati sopra, il costo di ometterla può raggiungere centinaia di milioni. Questo articolo fornisce informazioni di carattere generale e non costituisce consulenza legale. Prima di fare affidamento su qualsiasi procedura di controllo per una transazione effettiva, verificate i requisiti e le procedure di controllo aggiornati con l'agenzia governativa competente o con un avvocato qualificato in materia di conformità commerciale.