Hoe voorkomt screening van geweigerde partijen sanctierisico?

Een bedrijf kan alle tariefregels perfect naleven en toch de wet overtreden, simpelweg door aan de verkeerde koper te verkopen. Bij overtredingen van sancties en exportcontroles maakt het niet uit of de overige documentatie correct was. Screening op geweigerde partijen is bedoeld om dit specifieke risico te ondervangen voordat een transactie wordt afgerond, door te controleren wie zich daadwerkelijk aan de andere kant van de transactie bevindt aan de hand van overheidslijsten met partijen die aan beperkingen zijn onderworpen, en niet alleen wat er wordt verzonden.

Wat controleert screening op geweigerde partijen eigenlijk?

Screening van geweigerde partijen vergelijkt de namen, adressen en andere identificerende gegevens van iedereen die bij een transactie betrokken is, zoals de koper, geadresseerde, bank, expediteur en zelfs een schip of vliegtuig, met overheidslijsten van partijen die wettelijk beperkingen opgelegd hebben gekregen voor bepaalde activiteiten. Een schoon resultaat betekent dat er geen overeenkomst is gevonden op een van de daadwerkelijk gecontroleerde lijsten. Het betekent niet dat de transactie automatisch vrij is van andere, niet-gerelateerde compliancekwesties.

De screening zelf verloopt doorgaans snel en neemt met een geautomatiseerde tool vaak slechts enkele seconden in beslag. De geconsolideerde screeningslijst (Consolidated Screening List) combineert lijsten met partijen die aan beperkingen zijn onderworpen van de ministeries van Handel, Buitenlandse Zaken en Financiën in één doorzoekbare tool. Een bedrijf hoeft niet voor elke afzonderlijke transactie handmatig meerdere overheidsdatabases te controleren.

Stel dat een koper een bescheiden eerste bestelling plaatst voor industriële bevestigingsmiddelen, een product dat op het eerste gezicht geen duidelijk risico voor tweeërlei gebruik lijkt op te leveren. De naam van die koper vóór de bevestiging van de bestelling met een screeningtool controleren, kost slechts enkele seconden en niets. Pas achteraf ontdekken dat de koper al op een lijst stond vanwege betrokkenheid bij de verspreiding van wapens, brengt aanzienlijk hogere kosten met zich mee. De verzending, de zakelijke relatie en mogelijk zelfs een handhavingsmaatregel van de overheid staan dan allemaal op het spel vanwege een product dat volkomen onopvallend leek.

Welke lijsten worden daadwerkelijk gebruikt bij een controle op geweigerde partijen?

‘Screening op geweigerde partijen’ is een verzamelterm voor het gelijktijdig controleren van meerdere lijsten die daadwerkelijk van elkaar verschillen. Veel verwarring ontstaat doordat deze lijsten als onderling uitwisselbaar worden behandeld. De twee belangrijkste lijsten voor de meeste exporteurs worden beheerd door geheel verschillende ministeries en hebben verschillende doelen. Het Bureau of Industry and Security beheert zijn eigen lijst op het gebied van exportcontrole, op een juridische grondslag die volledig verschilt van die van de sanctielijst van het ministerie van Financiën.

Sanctiescreening aan de hand van de OFAC-lijst en exportcontrolescreening aan de hand van de BIS-lijsten overlappen elkaar in de praktijk, omdat de meeste screeningtools beide lijsten tegelijkertijd controleren. Juridisch blijven het echter afzonderlijke kwesties met afzonderlijke gevolgen. Een overeenkomst op de ene lijst zegt niets over de status van een bedrijf op de andere lijst.

Een derde lijst die bij veel discussies over screening wordt overgeslagen

Het ministerie van Buitenlandse Zaken beheert onder de International Traffic in Arms Regulations eigen lijsten met partijen die aan beperkingen zijn onderworpen. Deze lijsten hebben betrekking op defensiegoederen en -diensten, in plaats van de bredere categorie commerciële goederen waarop de BIS-lijsten betrekking hebben. Een bedrijf dat producten verhandelt die mogelijk voor defensiedoeleinden kunnen worden gebruikt, zelfs een onderdeel dat ver verwijderd lijkt van een wapensysteem, moet nagaan of deze derde lijst van toepassing is voordat het ervan uitgaat dat screening aan de hand van alleen de BIS- en OFAC-lijsten het volledige beeld dekt.

De meeste commerciële exporteurs handelen nooit in goederen die onder de ITAR vallen en kunnen de OFAC- en BIS-lijsten redelijkerwijs als de kern van hun screeningsprogramma beschouwen. Het is de productcategorie, en niet alleen het land van bestemming, die bepaalt of deze derde lijst überhaupt in aanmerking moet worden genomen.

Een product dat volledig civiel lijkt, kan toch als product voor tweeërlei gebruik zijn geclassificeerd en daardoor onder de exportcontrole vallen, ongeacht wie de koper uiteindelijk blijkt te zijn. De classificatie van het product zelf controleren, los van de controle van de koper, is een afzonderlijke compliancekwestie die in dit artikel niet uitvoerig wordt behandeld. Het is echter belangrijk dit hier te benoemen, omdat deze twee kwesties vaak genoeg met elkaar worden verward om elk op zichzelf tot ernstige problemen te leiden.

Hoeveel staat er daadwerkelijk op het spel als screening wordt overgeslagen?

Handhavingscijfers zijn openbaar en de verschillen tussen de jaren laten zien hoe onvoorspelbaar de mogelijke financiële gevolgen kunnen zijn. De eigen handhavingsgegevens van OFAC laten zien dat het totaal aan geïnde civiele boetes steeg van ongeveer 20,9 miljoen dollar in 2021 naar 42,7 miljoen dollar in 2022 en vervolgens naar het uitzonderlijk hoge bedrag van 1,54 miljard dollar in 2023, waarna het in 2024 weer daalde tot ongeveer 48,8 miljoen dollar.

De piek in 2023 was geen weerspiegeling van de gebruikelijke handhavingsactiviteiten. Een klein aantal zeer grote schikkingen, en niet een brede golf van nieuwe overtredingen, zorgde ervoor dat het totaal ver boven dat van alle andere weergegeven jaren uitkwam. Het patroon onderstreept nog steeds het belangrijkste punt: de mogelijke boetes nemen niet geleidelijk of voorspelbaar toe of af, en een bedrijf kan er niet van uitgaan dat zijn eigen risico gering is alleen omdat de bedragen in een gemiddeld jaar bescheiden lijken.

Deze totalen omvatten niet de andere kosten die met een handhavingsmaatregel gepaard gaan, zoals juridische kosten, de interne tijd die aan een onderzoek wordt besteed en reputatieschade doordat een bedrijf onderwerp wordt van een openbare handhavingszaak in plaats van een privé gehouden, niet-gemelde fout. Eén gemiste overeenkomst is zelden de enige oorzaak van een handhavingsmaatregel. Meestal is het één onderdeel van een patroon dat tijdens een later onderzoek volledig wordt gereconstrueerd.

Ook de berekening van boetes houdt doorgaans rekening met de duur van de periode waarin een overtreding onopgemerkt bleef, en niet alleen met de waarde van een afzonderlijke zending. Een bedrijf dat na één transactie een fout ontdekt en deze zelf meldt, bevindt zich in een wezenlijk andere positie dan een bedrijf dat gedurende meerdere jaren tientallen bestellingen blijft verwerken volgens een onopgemerkt patroon van overtredingen. Tekortkomingen in de screening zijn belangrijk, maar ook de snelheid waarmee ze worden ontdekt en verholpen zodra ze ontstaan.

Wanneer moet screening daadwerkelijk plaatsvinden tijdens het bestelproces?

Screening uitvoeren bij het eerste contact, nog voordat er een offerte wordt verstuurd, maakt het mogelijk de duidelijkste gevallen tegen lage kosten te onderscheppen. Als tijdens de aanvraagfase blijkt dat een koper op een lijst met partijen die aan beperkingen zijn onderworpen staat, kost het niets om de transactie af te wijzen. Wanneer dezelfde koper pas wordt ontdekt nadat de goederen zijn verzonden, ontstaat een heel ander en veel duurder probleem.

Een tweede screeningsronde vlak vóór verzending is net zo belangrijk als de eerste controle. Juist deze stap slaan bedrijven vaak over zodra een zakelijke relatie eenmaal gevestigd lijkt. Lijsten veranderen voortdurend. Een koper die zes maanden geleden, bij het begin van de relatie, zonder problemen door de screening kwam, zal vandaag niet noodzakelijk hetzelfde resultaat opleveren. De eerste screening beschouwen als een permanente goedkeuring is een van de meest voorkomende tekortkomingen die later bij een handhavingsonderzoek aan het licht komen. Vertrouwdheid is niet hetzelfde als toestemming, hoe lang de relatie ook probleemloos heeft geduurd.

Door alle partijen in de keten te screenen, en niet alleen de genoemde koper, wordt een groot risico afgedekt dat bij een controle van uitsluitend de koper volledig buiten beeld blijft. Een geadresseerde, een tussenbank, een expediteur of zelfs het schip dat de goederen vervoert, kan onafhankelijk van de koper aanleiding geven tot een handelsbeperking, ongeacht of de koper zelf volledig aan de regels voldoet.

Stel dat een koper probleemloos door de screening komt, maar dat de expediteur die de verzending afhandelt in de maanden sinds het begin van de zakelijke relatie met die expediteur aan een lijst met partijen die aan beperkingen zijn onderworpen is toegevoegd. Een screeningsproces dat op het moment van de bestelling alleen de koper controleert, zou dit volledig missen, ook al verloopt de verzending nu via een partij waarmee de exporteur wettelijk geen zaken mag doen. Door de expediteur, de bank en de geadresseerde op te nemen in dezelfde screeningsstap als de koper, wordt dit specifieke risico afgedekt voordat het een daadwerkelijk probleem wordt.

Wat gebeurt er wanneer bij de screening daadwerkelijk een overeenkomst wordt gevonden?

Een overeenkomst vormt niet automatisch het bewijs dat er een probleem is. Elke overeenkomst behandelen als een bevestigde overtreding leidt zelf tot kostbare wrijving. Veelvoorkomende namen veroorzaken voortdurend fout-positieve resultaten, vooral bij personen en minder bij bedrijven. Een overhaaste aanname in welke richting dan ook, ofwel een echte overeenkomst negeren ofwel in paniek raken door een fout-positief resultaat, veroorzaakt op zijn eigen manier schade.

Om een overeenkomst te bevestigen, moet meer worden gecontroleerd dan alleen de naam: geboortedatum, adres, nationaliteit en alle andere identificerende gegevens die op de lijst zelf worden vermeld. Als de overeenkomst na deze nadere controle standhoudt, moet de transactie onmiddellijk worden stopgezet. Afhankelijk van de lijst die de overeenkomst heeft veroorzaakt, kan melding bij de relevante instantie nodig zijn, in plaats van de transactie simpelweg stilzwijgend af te wijzen.

Door de kwestie intern naar een hoger niveau of de bevoegde afdeling door te verwijzen, in plaats van één medewerker zelfstandig te laten beslissen hoe een bevestigde overeenkomst moet worden afgehandeld, wordt de kans op een inconsistente of onjuiste reactie kleiner. Een verkoopmedewerker die onder druk staat om een deal af te sluiten, is zelden de juiste persoon om een definitieve beslissing te nemen over een sanctiekwestie. Iemand met specifieke verantwoordelijkheid voor compliance moet hierbij worden betrokken, zelfs bij een bedrijf dat te klein is om een eigen complianceafdeling te hebben.

Het vastleggen van het screeningsproces zelf, ongeacht of er een overeenkomst is gevonden, is bijna net zo belangrijk als het screeningsresultaat. Een bedrijf dat kan aantonen dat het elke transactie op een specifieke datum met een specifiek hulpmiddel aan de hand van de actuele lijst heeft gecontroleerd, bevindt zich tijdens een later onderzoek in een fundamenteel andere positie dan een bedrijf dat alleen beweert dit soort controles in het algemeen uit te voeren.

Een schriftelijke procedure waarin staat wie de screening uitvoert, wanneer dit gebeurt en welke lijsten worden gecontroleerd, maakt van een informele gewoonte iets wat een onderzoeker of auditor daadwerkelijk kan verifiëren. Zonder dergelijke documentatie kan een bedrijf dat volledig vertrouwt op de herinnering van één medewerker aan ‘we controleren dit altijd’ die bewering op geen enkele manier bewijzen. Deze tekortkoming komt het snelst aan het licht wanneer de medewerker uit dienst is gegaan of zich eenvoudigweg geen specifieke transactie van twee jaar geleden meer kan herinneren.

Is één screening voldoende voor de volledige duur van een zakelijke relatie?

Nee, en ervan uitgaan dat dit wel zo is, vormt de meest voorkomende tekortkoming in een verder redelijk complianceprogramma. Lijsten op het gebied van Exportcontroles veranderen voortdurend. Partijen worden het hele jaar door toegevoegd en verwijderd, niet volgens een vast jaarlijks schema waarop een bedrijf zijn planning kan baseren.

Een zakelijke relatie met een koper die twee jaar geleden zonder problemen begon, moet op regelmatige tijdstippen opnieuw worden gecontroleerd en niet alleen bij het aangaan van de relatie. Veel bedrijven voeren automatisch maandelijks of per kwartaal een batchgewijze herscreening uit, naast de screening van elke afzonderlijke transactie zodra deze plaatsvindt. Zo kunnen ze specifiek een koper opsporen die ergens na het begin van de relatie aan een lijst is toegevoegd. De batchcontrole en de controle per bestelling dienen verschillende doelen en zijn allebei belangrijk.

Door deze terugkerende controle op te nemen in een bestaande agenda, in plaats van haar te beschouwen als een eenmalige instellingstaak die bij het aangaan van de relatie wordt afgerond, blijft een screeningsprogramma ook jaren na het begin van een zakelijke relatie effectief.

Kleinere bedrijven zonder een toegewijd complianceteam kunnen dit eveneens beheren zonder veel extra overhead. Door de terugkerende herscreening te koppelen aan een bestaande routine, zoals een jaarlijkse beoordeling van klantaccounts of een verlenging van betalingsvoorwaarden, wordt voorkomen dat de controle wordt vergeten. Zo is er geen afzonderlijk proces nodig dat om aandacht concurreert met alle andere werkzaamheden van een klein team. Het doel is consistentie, niet complexiteit.

Screening op geweigerde partijen is een eenvoudige, snelle controle die specifiek bedoeld is om een risico op te sporen dat niet zichtbaar wordt bij tariefberekeningen of kwaliteitsinspecties: wie zich daadwerkelijk aan de andere kant van een transactie bevindt. De uitvoering ervan kost slechts enkele seconden. Zoals de bovenstaande handhavingscijfers laten zien, kunnen de kosten van het overslaan ervan oplopen tot honderden miljoenen dollars. Dit artikel bevat algemene informatie en vormt geen juridisch advies. Controleer de actuele screeningvereisten en procedures bij de relevante overheidsinstantie of een gekwalificeerde advocaat gespecialiseerd in handelscompliance voordat u voor een daadwerkelijke transactie op een screeningsproces vertrouwt.