出荷前に新規海外バイヤーを審査する方法

見知らぬ会社から、見積もり、手付金、あるいは前払い全額を求めるメールが届き、その注文は断るにはあまりにも好条件に見える。販売を確定する前に、実際に相手が誰なのかを知っておくと役立つ。その会社がどれくらいの期間事業を行っているのか、支払い能力があるのか、そして輸出規則の下でその会社との取引が許可されているのかどうかである。新しい買い手を審査するほうが、支払えない、あるいは支払うつもりのない買い手から回収するよりはるかに短い時間で済む。

海外の新規買い手が発送前に審査を必要とする理由

ほとんどの輸出関係は同じように始まる。問い合わせが届き、短いメールのやり取りがあり、買い手が他を探す前に早く動くよう圧力がかかる。その圧力こそが、審査が省略されるまさにその時であり、省略すると二つの別個のリスクを伴う。第一は商業上のリスクである。取引履歴がない、あるいは支払い遅延の記録がある買い手は、輸出業者に未払いの在庫を抱えさせる可能性がある。第二は規制上のリスクである。政府の制限当事者リストに載っている会社に販売すると、取引がどのように交渉されたかに関係なく、罰則を引き起こす可能性がある。米国国際貿易局はこれを基本的なデューデリジェンス、すなわち取引を完了する前に外国のパートナーの正当性、信用力、取引の法的適格性を確認することだと位置づけている。

この段階を、販売前の余分な障害ではなく、基本的なバイヤーリサーチとして扱う。調査はすべての注文で網羅的である必要はない。関係を試す小さな初回発送は、オープンアカウント条件での6桁の注文よりも掘り下げる必要が少ない。重要なのは、確認の深さが実際に懸かっているものに応じて変わることである。

同じ週に届く二つの仮想的な注文を考えてみる。一つ目は、質問に迅速に答え、検証可能な住所を共有し、二度頼まれなくても二件の取引先照会先を提供する会社からの控えめなサンプル注文だと仮定する。次に、二つ目は、翌週の発送を主張し、物理的な住所を共有せず、商品を要求している会社と一致しない名義で請求書を発行してほしいという買い手からの大きな注文だと仮定する。この二つの状況の書類上の違いは小さい。リスクの違いは小さくなく、短い審査の段階だけが、商品が倉庫を出る前にそれを明らかにする。

審査は、銀行や保険会社に対する輸出業者自身の信用も守る。輸出請求書の未払いが続くと信用履歴に現れ、個々の損失が大きくなかったとしても、後で貿易金融を得るのが難しくなる可能性がある。買い手の審査を、一つの悪い経験への反応ではなく日常業務として扱うことで、その履歴を最初からきれいに保てる。

買い手を審査する前にどのような情報を集めるべきか

正式な確認を行う前に、基本情報を買い手から直接集める。これはどれも押しつけがましく感じられるべきではない。正当な会社はこれらの質問にためらわずに答えるし、ためらい自体が情報となる。

• 会社の正式名称と公式登録番号。
• 郵送先住所や貨物輸送業者の住所だけでなく、実際の所在地。
• 同じ一般的な事業分野で事業を行っている年数。
• 口座が有効で良好な状態にあることを確認する銀行照会。
• 二件か三件の取引先照会先。理想的には、買い手がすでに支払いを済ませた供給元を含む。
• 注文する商品の意図された最終用途。

銀行照会は、ほかの項目よりも少し説明が必要である。というのも、買い手が最もよく誤解する項目だからである。これは信用スコアではない。買い手の銀行による短い手紙または声明で、口座が存在し、妥当な期間開設されており、責任をもって扱われてきたことを確認するものである。ほとんどの銀行は顧客の依頼により数営業日以内にこれを提供するので、これを入手するのは不可能だと主張する買い手は、通常、何か別のことを示している。

取引先照会は、新しい入居者に対する大家の照会と同じように機能する。すでに何度か期日どおりに支払いを受けた供給元は、買い手自身が支払い習慣を説明するよりもはるかに強いシグナルである。照会先には、関係が存在するかどうかだけでなく、支払い時期と注文規模について直接尋ねる。注文が行われたことだけを確認する照会先は、それが期日どおりに支払われたかについてほとんど何も語らない。

書類がきれいに見えても、あなたのターゲット市場プロファイルに一致しない買い手は、再検討する価値がある。あなたの製品カテゴリーと無関係に見える会社が異常に大きな初回注文を出す場合、その不一致は調査する価値のあるシグナルである。それ自体が詐欺の証拠ではない。

買い手の事業の正当性をどのように確認するか

統合スクリーニングリストから始める。これは複数の連邦機関の制限当事者リストを一つの検索可能なデータベースに統合したものである。輸出金融ソリューションは、リストに一致することが明確な危険信号だと指摘している。それは取引が違法であることを自動的に意味するわけではないが、前に進む前に追加の検証が必要であることを意味する。一致が現れたら、何かを発送する前に所管機関のガイダンスを確認する。

このほとんどは、輸出業者が取引自体にすでに適用している顧客デューデリジェンスと同じ範疇に入る。スクリーニングリスト以外にも、いくつかの独立した確認によって、会社が自称するとおりの存在であることを確認できる。米国商業サービスの国際企業プロファイルによる経歴調査、有効な口座を確認する銀行照会、国際企業を対象とする信用調査機関からの信用報告書である。短いビデオ通話、あるいはより大きな関係では対面訪問が、書類だけでは答えられない疑問を解決する。

これらの確認はいずれも単独で行う必要はない。銀行照会と取引先照会を提供する用意があり、スクリーニングリストを問題なく通過する買い手は、前払い現金を超えて何かを提供する前に輸出業者が必要とする大部分をすでにカバーしている。

書類では得られない現地訪問の付加価値

書類は、会社が紙の上で存在することを確認する。現地訪問、あるいは倉庫やオフィスを歩くビデオ通話は、注文が示す規模で実際に存在することを確認する。毎月コンテナ一杯を必要とすると主張する買い手は、その量を無理なく支えられる施設を持っているべきである。申告された注文規模と目に見える事業規模の不一致は、直接尋ねる価値がある。新しい供給元とともに拡大している新しい買い手など、正当な説明もあるが、条件を提示する前にその質問には明確な答えが必要である。

実際の訪問には遠すぎる買い手には、同じ点をカバーする詳細なビデオ通話、つまり倉庫スペース、スタッフ、在庫、注文履歴が、同じ目的のほとんどを達成する。要点は、疑いを持つこと自体ではない。書類と注文規模が示すものに事業が一致していることを確認することにすぎない。

支払い条件と書類を買い手のリスクに合わせる

買い手が提出する必要のある書類の量は、毎回同じように適用される固定のチェックリストではなく、取引の規模とリスクに応じるべきである。EXIMはすでに自身の輸出信用保険の引受に段階的な構造を用いており、これは輸出業者が自らの支払い条件を設定する際にも合理的なモデルである。

このような書類の基準は、単に官僚的なものではない。大きな注文で誤ることはどれほど高くつくかを反映している。同じ論理は、信用保険に関心のない輸出業者にも当てはまる。より多くの検証はより買い手に有利な条件を支え、薄い検証は条件を保守的に保つべきである。

買い手が条件について尋ねる前に、この構造を書き留めておくと役立つ。圧力の下で取引ごとに交渉するよりよい。注文額に結びつけた三つの段階程度の短い社内方針であれば、決定を一貫させ、初回注文が五回目の注文よりも多くの書類を必要とする理由を買い手に説明しやすくなる。自ら輸出したことのある買い手は一般にこの構造を理解しており、個人攻撃とは受け取らない。ほとんどの商社は、自ら顧客に信用を供与するとき、逆の立場で似たようなものを適用しているからである。

減速すべき、あるいは手を引くべき危険信号

• 登録番号、実際の所在地、または取引先照会先の提供への抵抗。
• 請求先住所または登録住所と一致しない配送先住所。
• 異常に短い納期へのこだわりと、前払いを一切拒むことの組み合わせ。
• 統合スクリーニングリストでの一致、またはほぼ一致。
• 注文に記載された買い手と無関係な第三者を通じた支払いの申し出。

これらのシグナルはそれぞれ、単独で見れば無害な説明が可能である。請求先住所と異なる配送先住所は、単に第三者の物流倉庫を反映しているだけかもしれない。短い納期は、欺く意図ではなく、買い手側の真正な在庫不足を反映しているかもしれない。重要なのは、複数のシグナル全体に見られるパターンであり、単独で見た一つの詳細ではない。

買い手の審査をさらに進める必要があるのはいつか

小規模で低リスクの初回注文では、上記の確認で通常は十分である。より大きな、または継続的な注文では、より多くのことが求められる。特に輸出業者が前払いを要求する代わりにオープンアカウント条件を提供し始めるとそうである。まったく新しい買い手からの初回注文は、通常、確立された買い手からの五回目の注文よりも厳しい条件を必要とする。両方の買い手が初期審査を通過したとしてもである。

輸出信用保険は、内部検証が限界に達した後、問題が起きると痛手となるほど大きな取引で、審査が当て推量のように感じられ始めたら検討する価値がある。EXIMや同様の輸出信用機関は、主にそのリスクを吸収するために存在する。保険を購入しても、そもそも買い手を審査する必要がなくなるわけではない。保険会社は通常、特定の買い手に対して保険を引き受ける前に、上記で説明した同じカテゴリーの書類を求めるからである。審査と保険は、互いの代替ではなく、一緒に機能する。

これはいずれも通常の商業的判断に取って代わるものではない。買い手がここに列挙されたすべての確認を通過しても、遅いコミュニケーションや不明確な仕様など、別の理由で不適切な相手であることが判明する可能性がある。審査はリスクを減らす。なくすものではない。

審査はまた、成長し続ける買い手との関係において一度きりの出来事ではない。2年前に単一のサンプル注文で始まった会社が、今でははるかに大きな顧客にふさわしい条件を求めているかもしれず、ファイル上の書類は関係の成長に合わせて増えるべきである。注文が以前の最大注文の設定倍数を超えるたびにファイルを見直すなど、簡単なトリガーを設定することで、関係が日常的に感じられ始めてから忘れられるのを防げる。

海外の新しい買い手を審査することは、書類そのもののためというより、輸出業者が負担する用意のあるリスクを、実際に検証されたものに合わせることである。スクリーニングリストの確認、いくつかの照会先、注文詳細についての会話が、通常、最初の発送が出る前に最も重要な疑問に答える。