Cách xác minh tư cách của người mua nước ngoài mới trước khi bạn gửi hàng

Một công ty xa lạ gửi email yêu cầu báo giá, tiền đặt cọc hoặc thậm chí thanh toán đầy đủ trước, và đơn hàng trông quá hấp dẫn để bỏ qua. Trước khi xác nhận bán hàng, việc biết ai thực sự ở đầu bên kia sẽ hữu ích: công ty đã hoạt động bao lâu, liệu họ có thể thanh toán và liệu giao dịch với họ có được phép theo quy định xuất khẩu hay không. Việc đánh giá một người mua mới tốn ít thời gian hơn nhiều so với việc khắc phục hậu quả từ một người mua không thể hoặc không chịu thanh toán.

Tại sao Người mua Nước ngoài Mới cần được Sàng lọc trước khi Bạn Gửi hàng

Hầu hết các mối quan hệ xuất khẩu bắt đầu theo cùng một cách: một yêu cầu đến, một cuộc trao đổi email nhanh chóng và áp lực phải hành động nhanh trước khi người mua tìm nơi khác. Áp lực đó chính là lúc việc sàng lọc bị bỏ qua, và việc bỏ qua nó mang theo hai rủi ro riêng biệt. Thứ nhất là thương mại: một người mua không có lịch sử giao dịch hoặc có tiền sử thanh toán chậm có thể khiến nhà xuất khẩu giữ hàng tồn kho chưa thanh toán. Thứ hai là quy định. Bán hàng cho một công ty nằm trong danh sách các bên bị hạn chế của chính phủ có thể dẫn đến các hình phạt, bất kể thỏa thuận được đàm phán như thế nào. Cơ quan Quản lý Thương mại Quốc tế mô tả đây là thẩm định cơ bản: xác nhận tính hợp pháp, khả năng tín dụng và tính đủ điều kiện pháp lý để giao dịch của một đối tác nước ngoài trước khi thỏa thuận được ký kết.

Hãy coi bước này là Nghiên cứu người mua cơ bản, không phải là một rào cản thêm trước khi bán hàng. Việc nghiên cứu không cần phải toàn diện cho mọi đơn hàng. Một lô hàng đầu tiên nhỏ để thử nghiệm mối quan hệ xứng đáng được đào sâu ít hơn so với một đơn hàng sáu chữ số theo điều khoản tài khoản mở. Điều quan trọng là độ sâu của việc kiểm tra phải tương xứng với những gì thực sự đang bị đặt cược.

Hãy xem xét hai đơn hàng giả định đến cùng một tuần. Giả sử đơn hàng thứ nhất là một đơn hàng mẫu khiêm tốn từ một công ty trả lời câu hỏi nhanh chóng, chia sẻ địa chỉ có thể xác minh và cung cấp hai tham chiếu thương mại mà không cần phải yêu cầu hai lần. Bây giờ giả sử đơn hàng thứ hai là một đơn hàng lớn từ một người mua khăng khăng đòi giao hàng vào tuần sau, không chịu chia sẻ địa chỉ thực tế và muốn hóa đơn được phát hành cho một tên không khớp với công ty yêu cầu hàng hóa. Sự khác biệt về giấy tờ giữa hai tình huống đó là nhỏ. Sự khác biệt về rủi ro thì không, và chỉ một bước sàng lọc ngắn mới tiết lộ điều đó trước khi hàng rời kho.

Việc sàng lọc cũng bảo vệ uy tín của chính nhà xuất khẩu với các ngân hàng và công ty bảo hiểm. Một mô hình hóa đơn xuất khẩu chưa thanh toán sẽ xuất hiện trong lịch sử tín dụng và có thể khiến việc tài trợ thương mại trở nên khó khăn hơn sau này, ngay cả khi không có khoản lỗ riêng lẻ nào lớn. Việc coi việc đánh giá người mua là thường quy, thay vì là phản ứng với một trải nghiệm tồi tệ, giữ cho lịch sử đó sạch sẽ ngay từ đầu.

Bạn nên Thu thập Thông tin gì trước khi Đánh giá Người mua?

Trước khi thực hiện bất kỳ kiểm tra chính thức nào, hãy thu thập những thông tin cơ bản trực tiếp từ người mua. Không điều nào trong số này nên khiến họ cảm thấy bị xâm phạm. Các công ty hợp pháp trả lời những câu hỏi này không chút do dự, và sự do dự tự nó đã là thông tin.

• Tên pháp lý của công ty và số đăng ký chính thức.
• Địa chỉ thực tế, không chỉ địa chỉ gửi thư hoặc địa chỉ của đơn vị vận tải.
• Số năm hoạt động trong cùng một lĩnh vực kinh doanh chung.
• Tham chiếu ngân hàng xác nhận tài khoản đang hoạt động và trong tình trạng tốt.
• Hai hoặc ba tham chiếu thương mại, lý tưởng nhất là bao gồm một nhà cung cấp mà người mua đã thanh toán.
• Mục đích sử dụng cuối cùng dự kiến của hàng hóa được đặt hàng.

Tham chiếu ngân hàng xứng đáng được giải thích nhiều hơn một chút so với những mục khác, vì đây là mục mà người mua hiểu sai thường xuyên nhất. Nó không phải là điểm tín dụng. Đó là một lá thư ngắn hoặc tuyên bố từ ngân hàng của người mua xác nhận rằng tài khoản tồn tại, đã mở trong một khoảng thời gian hợp lý và đã được xử lý có trách nhiệm. Hầu hết các ngân hàng sẽ cung cấp một lá thư theo yêu cầu của khách hàng trong vòng vài ngày làm việc, vì vậy một người mua tuyên bố rằng điều này không thể có được thường đang báo hiệu điều gì đó khác.

Các tham chiếu thương mại hoạt động giống như tham chiếu của chủ nhà đối với một người thuê mới. Một nhà cung cấp đã được thanh toán đúng hạn, nhiều hơn một lần, là một tín hiệu mạnh hơn nhiều so với mô tả của chính người mua về thói quen thanh toán của họ. Hãy hỏi trực tiếp người tham chiếu về thời gian thanh toán và quy mô đơn hàng, không chỉ liệu mối quan hệ có tồn tại hay không, vì một người tham chiếu chỉ xác nhận rằng các đơn hàng đã được đặt nói rất ít về việc liệu chúng có được thanh toán đúng hạn hay không.

Một người mua không khớp với hồ sơ Thị trường mục tiêu của bạn đáng được xem xét lại, ngay cả khi giấy tờ trông có vẻ sạch sẽ. Nếu một công ty dường như không liên quan đến danh mục sản phẩm của bạn đặt một đơn hàng đầu tiên lớn bất thường, sự không khớp đó là một tín hiệu đáng để điều tra. Điều đó tự nó không phải là bằng chứng gian lận.

Bạn Xác minh Tính Hợp pháp Kinh doanh của Người mua như thế nào?

Bắt đầu với Danh sách Sàng lọc Hợp nhất, kết hợp danh sách các bên bị hạn chế từ nhiều cơ quan liên bang vào một cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm. Giải pháp Tài chính Xuất khẩu lưu ý rằng một kết quả khớp trên danh sách là một cờ đỏ rõ ràng. Điều đó không tự động có nghĩa là thỏa thuận là bất hợp pháp, nhưng có nghĩa là cần xác minh thêm trước khi tiếp tục. Kiểm tra hướng dẫn của cơ quan liên quan trước khi gửi bất cứ thứ gì khi một kết quả khớp xuất hiện.

Phần lớn điều này thuộc cùng một Thẩm định khách hàng mà các nhà xuất khẩu đã áp dụng cho chính thỏa thuận. Ngoài danh sách sàng lọc, một số kiểm tra độc lập xác nhận một công ty đúng như những gì họ tuyên bố: kiểm tra lý lịch Hồ sơ Công ty Quốc tế thông qua Cơ quan Thương mại Hoa Kỳ, tham chiếu ngân hàng xác nhận tài khoản đang hoạt động và báo cáo tín dụng từ một cơ quan bao gồm các công ty quốc tế. Một cuộc gọi video ngắn, hoặc một chuyến thăm trực tiếp đối với các mối quan hệ lớn hơn, giải quyết những câu hỏi mà chỉ giấy tờ không thể trả lời.

Không kiểm tra nào trong số này cần phải diễn ra riêng lẻ. Một người mua sẵn sàng cung cấp tham chiếu ngân hàng và tham chiếu thương mại, và vượt qua danh sách sàng lọc không vấn đề, đã bao phủ phần lớn nền tảng mà một nhà xuất khẩu cần trước khi cung cấp bất cứ điều gì vượt quá thanh toán trước bằng tiền mặt.

Điều mà một Chuyến thăm Tại chỗ Bổ sung mà Giấy tờ Không thể

Giấy tờ xác nhận rằng một công ty tồn tại trên giấy. Một chuyến thăm tại chỗ, hoặc một cuộc gọi video đi qua kho hàng hoặc văn phòng, xác nhận rằng nó tồn tại trong thực tế ở quy mô mà đơn hàng ngụ ý. Một người mua tuyên bố cần một container hàng mỗi tháng nên có một cơ sở hạ tầng hỗ trợ hợp lý cho khối lượng đó. Sự không khớp giữa quy mô đơn hàng được nêu và quy mô hoạt động có thể nhìn thấy đáng được hỏi trực tiếp. Có những giải thích hợp pháp, chẳng hạn như một người mua mới đang mở rộng quy mô với một nhà cung cấp mới, nhưng câu hỏi vẫn xứng đáng có một câu trả lời rõ ràng trước khi các điều khoản được cung cấp.

Đối với những người mua quá xa để có một chuyến thăm thực tế, một cuộc gọi video chi tiết bao quát cùng những nội dung, không gian kho hàng, nhân viên, hàng tồn kho và lịch sử đơn hàng, đạt được phần lớn mục tiêu tương tự. Điểm mấu chốt không phải là sự nghi ngờ vì chính nó. Đơn giản là xác nhận rằng hoạt động khớp với những gì giấy tờ và quy mô đơn hàng gợi ý.

Khớp Điều khoản Thanh toán và Tài liệu với Rủi ro Người mua

Người mua cần xuất trình bao nhiêu tài liệu nên đi kèm với quy mô và rủi ro của thỏa thuận, không phải một danh sách kiểm tra cố định được áp dụng theo cùng một cách mỗi lần. EXIM đã sử dụng một cấu trúc phân cấp cho việc thẩm định bảo hiểm tín dụng xuất khẩu của chính mình, và đó cũng là một mô hình hợp lý cho các nhà xuất khẩu thiết lập các điều khoản thanh toán của riêng họ:

Các ngưỡng tài liệu như thế này không chỉ là quan liêu. Chúng phản ánh việc sai lầm trong một đơn hàng lớn tốn kém đến mức nào. Logic tương tự cũng áp dụng ngay cả với các nhà xuất khẩu không quan tâm đến bảo hiểm tín dụng: nhiều xác minh hơn hỗ trợ các điều khoản thân thiện với người mua hơn, và xác minh mỏng nên giữ các điều khoản thận trọng.

Việc viết cấu trúc này ra trước khi người mua hỏi về các điều khoản sẽ hữu ích, thay vì đàm phán từng thỏa thuận dưới áp lực. Một chính sách nội bộ đơn giản, ngắn gọn như ba bậc gắn với giá trị đơn hàng, giữ cho quyết định nhất quán và giúp dễ dàng giải thích cho người mua tại sao đơn hàng đầu tiên cần nhiều tài liệu hơn đơn hàng thứ năm. Những người mua đã từng xuất khẩu thường nhận ra cấu trúc này và không coi đó là chuyện cá nhân, vì hầu hết các công ty thương mại áp dụng điều gì đó tương tự theo chiều ngược lại khi họ là bên cấp tín dụng cho khách hàng của chính mình.

Những Cờ đỏ Báo hiệu Bạn nên Chậm lại hoặc Rút lui

• Sự kháng cự khi cung cấp số đăng ký, địa chỉ thực tế hoặc tham chiếu thương mại.
• Địa chỉ giao hàng không khớp với địa chỉ thanh toán hoặc đăng ký.
• Khăng khăng đòi một thời hạn giao hàng ngắn bất thường kết hợp với việc từ chối thanh toán bất cứ thứ gì trước.
• Một kết quả khớp, hoặc gần khớp, trên Danh sách Sàng lọc Hợp nhất.
• Thanh toán được đề nghị thông qua một bên thứ ba không liên quan đến người mua được nêu trên đơn hàng.

Mỗi tín hiệu này đều có một lời giải thích vô hại khi xem xét riêng lẻ. Một địa chỉ giao hàng khác với địa chỉ thanh toán có thể chỉ đơn giản phản ánh một kho logistics của bên thứ ba. Một thời hạn ngắn có thể phản ánh tình trạng thiếu hàng thực sự ở phía người mua chứ không phải ý định lừa dối. Mô hình qua nhiều tín hiệu cùng nhau mới là điều quan trọng, không phải bất kỳ chi tiết đơn lẻ nào được xem xét riêng.

Khi nào việc Đánh giá Người mua cần Đi xa hơn?

Đối với các đơn hàng đầu tiên nhỏ, rủi ro thấp, các kiểm tra trên thường là đủ. Các đơn hàng lớn hơn hoặc định kỳ đòi hỏi nhiều hơn, đặc biệt khi một nhà xuất khẩu bắt đầu cung cấp các điều khoản tài khoản mở thay vì yêu cầu thanh toán trước. Một đơn hàng đầu tiên từ một người mua hoàn toàn mới thường đòi hỏi các điều khoản chặt chẽ hơn so với đơn hàng thứ năm từ một người mua đã được thiết lập, ngay cả khi cả hai người mua đều vượt qua sàng lọc ban đầu.

Bảo hiểm tín dụng xuất khẩu đáng được xem xét khi việc đánh giá bắt đầu giống như đoán mò trên các thỏa thuận đủ lớn để gây tổn hại nếu chúng đi sai. EXIM và các cơ quan tín dụng xuất khẩu tương tự tồn tại phần lớn để hấp thụ rủi ro đó khi xác minh nội bộ đạt đến giới hạn của nó. Mua một hợp đồng bảo hiểm không loại bỏ nhu cầu đánh giá người mua ngay từ đầu, vì các công ty bảo hiểm thường yêu cầu cùng các loại tài liệu được mô tả ở trên trước khi họ chấp nhận bảo hiểm cho một người mua nhất định. Đánh giá và bảo hiểm hoạt động cùng nhau chứ không phải thay thế cho nhau.

Không điều nào trong số này thay thế phán đoán thương mại thông thường. Một người mua có thể vượt qua mọi kiểm tra được liệt kê ở đây và vẫn tỏ ra không phù hợp vì những lý do khác, chẳng hạn như liên lạc chậm hoặc thông số kỹ thuật không rõ ràng. Đánh giá làm giảm rủi ro. Nó không loại bỏ rủi ro.

Đánh giá cũng không phải là một sự kiện một lần đối với một mối quan hệ người mua đang tiếp tục phát triển. Một công ty bắt đầu với một đơn hàng mẫu duy nhất hai năm trước có thể bây giờ đang yêu cầu các điều khoản phù hợp với một khách hàng lớn hơn nhiều, và tài liệu trong hồ sơ nên phát triển cùng với mối quan hệ. Đặt một kích hoạt đơn giản, chẳng hạn như xem lại hồ sơ bất cứ khi nào một đơn hàng vượt quá một bội số đã đặt của đơn hàng lớn nhất trước đó, ngăn điều này bị lãng quên khi mối quan hệ bắt đầu có vẻ thường quy.

Đánh giá một người mua nước ngoài mới ít liên quan đến giấy tờ vì chính nó mà nhiều hơn đến việc khớp rủi ro mà một nhà xuất khẩu sẵn sàng gánh chịu với những gì đã thực sự được xác minh. Một kiểm tra danh sách sàng lọc, một vài tham chiếu và một cuộc trò chuyện về chi tiết đơn hàng thường trả lời những câu hỏi quan trọng nhất trước khi lô hàng đầu tiên được gửi đi.